Digitalisierungs-Leitfaden für Tennisvereine 2027

aus Kapitel 3

Was eine Buchungsordnung regeln sollte

Ein Buchungssystem setzt um, was der Verein vorher festgelegt hat. Ein bewährter Weg ist, die Regeln der Stecktafel zunächst unverändert zu übernehmen: Dann ändert sich für die Mitglieder nur der Weg, nicht der Inhalt. Die Buchungsordnung legt fest, wer buchen darf, wie weit im Voraus, wie lange und wie viele Buchungen ein Mitglied gleichzeitig haben darf. Sie regelt, ob in der Hauptspielzeit strengere Regeln gelten, ob alle Spielenden mit Namen eingetragen werden, bis wann storniert werden kann und in welcher Reihenfolge Medenspiele, Turniere, Training und freies Spiel zum Zug kommen. Dazu kommen der Umgang mit Verstößen und die Frage, ab wann die Ordnung gilt und wann sie überprüft wird.

aus Kapitel 5

Ältere Mitglieder mitnehmen

Die Sorge, dass ältere Mitglieder den Anschluss verlieren, sollte die Planung von Anfang an prägen. Plane mindestens einen zweiten Buchungsweg ein, etwa ein Gerät im Vereinsheim oder eine benannte Person, die für andere bucht. Im Vereinsheim hängt aus, wer bei Fragen hilft, mit Namen und, wenn die Helfer einverstanden sind, mit Telefonnummer. Die wichtigsten Schritte passen auf eine Seite in großer Schrift, mit einem Bildschirmfoto je Schritt. Ein gemeinsamer Termin vor Saisonbeginn, bei dem sich Mitglieder mit Unterstützung anmelden, ist zugleich ein geselliger Anlass.

aus Kapitel 6

Brauchen wir die Einwilligung jedes Mitglieds?

Für die normale Mitgliederverwaltung in der Regel nicht. Die Mitgliedschaft wird datenschutzrechtlich wie ein Vertrag behandelt, und nach den Hinweisen der Aufsichtsbehörden gilt das auch, wenn die Verwaltung in ein Buchungs- oder Vereinsprogramm umzieht. Zwei Pflichten bleiben: Der Verein informiert seine Mitglieder über die Verarbeitung, und er schließt mit dem Anbieter einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Eine Einwilligung braucht es dort, wo der Verein über das Erforderliche hinausgeht, etwa bei Porträtfotos im Internet. Das Kapitel ist eine allgemeine Zusammenfassung und keine Rechtsberatung.

aus Kapitel 7

Vorlage für den Antrag an die Mitgliederversammlung (Auszug)

„Der Vorstand wird ermächtigt, einen geeigneten Anbieter auszuwählen, mit ihm einen Vertrag einschließlich eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu schließen und die laufenden Kosten im Rahmen des Haushalts zu tragen. Der Vorstand erlässt die Buchungsregeln als Ergänzung der Platzordnung. Er überprüft sie nach der ersten Saison und passt sie bei Bedarf an.“

Der Leitfaden enthält die vollständige Vorlage mit Beschlussvorschlag und Begründung. Pass sie an die Satzung deines Vereins an.